ตามที่ผู้เชี่ยวชาญระบุ วิธีที่ดีที่สุดในการจัดระเบียบเอกสารภาษีของคุณ

ฤดูภาษีมาถึงแล้ว ซึ่งหมายความว่าใกล้จะถึงเวลาที่ต้องชำระแล้ว ยื่นแบบแสดงรายการภาษีของคุณ — กระบวนการที่อาจต้องใช้เวลาและพลังงานทางจิตมาก แม้ว่าคุณจะเกณฑ์ผู้เชี่ยวชาญมาช่วยเตรียมภาษีของคุณก็ตาม คุณยังคงรับผิดชอบ สำหรับทุกรูปแบบที่เกี่ยวข้อง

คุณอาจเก็บบันทึกทางกายภาพหรือคุณอาจเลือกที่จะจัดเก็บทุกอย่างทางอิเล็กทรอนิกส์เพื่อลดความยุ่งเหยิง ไม่ว่าจะด้วยวิธีใดก็ตาม ภายในเวลานี้ของปีหน้า คุณคงจะหวังว่าคุณจะได้ดำเนินการขั้นตอนเพิ่มเติมเพื่อจัดระเบียบเอกสารสำคัญเหล่านี้ทั้งหมด

คำถามคือ: วิธีใดที่ดีที่สุดในการเก็บไฟล์ทั้งหมดให้เรียบร้อยและใช้งานง่าย? ด้านล่างนี้ผู้เชี่ยวชาญจะกล่าวถึงวิธีจัดระเบียบแบบฟอร์มภาษีของคุณให้ดีที่สุด

วิธีที่ดีที่สุดในการจัดระเบียบเอกสารภาษี

• สร้างนิสัยในการรวบรวมและจัดระเบียบเอกสารของคุณตลอดทั้งปี
• หากคุณจัดเก็บแบบดิจิทัล ให้ใช้บริการบนคลาวด์และสำรองไฟล์ของคุณ
• ทำลายหรือรีไซเคิลหลังจากสามปี

เข้าสู่กิจวัตรและสม่ำเสมอ

การยื่นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้ประจำปีของคุณอาจเป็นธุรกรรมทางการเงินที่สำคัญที่สุดที่คุณจะทำทุกปี Mark Steber หัวหน้าเจ้าหน้าที่ข้อมูลภาษีของกล่าว แจ็คสัน ฮิววิตต์ . ด้วยเหตุนี้ การให้ความสำคัญกับรายละเอียดอย่างจริงจังจึงเป็นสิ่งสำคัญ “แต่นั่นไม่ได้เริ่มเฉพาะในวันที่คุณยื่นเรื่องคืนเท่านั้น” Steber กล่าว “มันควรจะฝึกซ้อมตลอดทั้งปี”

เข้าสู่กิจวัตรในการบันทึกและจัดระเบียบเอกสารของคุณตลอดทั้งปี แทนที่จะรอจนถึงต้นปีที่คุณยื่นเพื่อจัดการเรื่องต่างๆ (สิ่งที่ควรพิจารณาเมื่อคุณเริ่มเก็บภาษีในปีหน้า!) และระบบองค์กรใดก็ตามที่คุณเริ่ม — ไม่ว่าคุณจะสแกนเอกสารและจัดระเบียบเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์หรือเก็บเวอร์ชันกระดาษทั้งหมดไว้ในซองจดหมายหรือกล่อง — อย่าลืมแน่ใจว่านี่เป็นกิจวัตรที่คุณยึดถือได้ .

แบ่งทุกอย่างออกเป็นหมวดหมู่

วิธีการดำเนินการของ Steger คือการจัดเอกสารภาษีออกเป็นสี่ประเภทแยกกัน ได้แก่ เอกสารที่เกี่ยวข้องกับรายได้ (เช่น W-2 จากที่ทำงานหรือ 1,099 สำหรับสัญญา) ใบเสร็จรับเงินสำหรับการตัดค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดขึ้น (รวมถึงค่ารักษาพยาบาล ดอกเบี้ยจำนอง และภาษีทรัพย์สิน และ การบริจาคเพื่อการกุศล) การคืนภาษีของปีที่แล้วและข้อมูลที่ต้องพึ่งพา (รวมถึงเหตุการณ์ที่เปลี่ยนแปลงชีวิตเช่นการมีลูก) และสุดท้าย สิ่งใดก็ตามที่ไม่จัดอยู่ในรายการอื่นๆ อย่างเรียบร้อย (เช่น คำชี้แจงการแจกจ่าย 401K หรือรายการที่คุณมีคำถาม)

“หมวดหมู่เหล่านี้มีประโยชน์เมื่อคุณพูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีเกี่ยวกับเครดิตและการหักเงินที่คุณอาจมีสิทธิ์ได้รับ รวมถึงสิ่งอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับรายได้ของคุณ” Steger กล่าว

สร้าง 'โซนหย่อนภาษี'

แม้ว่า Steber จะแนะนำให้ใช้เวลาประมาณหนึ่งชั่วโมงหรือประมาณนั้นทุกเดือนในการจัดเตรียมไฟล์ภาษีของคุณ แต่รายการเหล่านี้จำเป็นต้องมีที่ไหนสักแห่งจนกว่าคุณจะไปถึงจุดนั้น มิเชล เออร์บัน ผู้ก่อตั้ง บ้านจัดระเบียบ แนะนำให้กำหนดโซนรับส่งเฉพาะ — อาจเป็นตะกร้า ลิ้นชัก หรือโฟลเดอร์ไฟล์ — เพื่อจัดเก็บภาษีของคุณจนกว่าคุณจะได้จัดระเบียบภาษีจริงๆ

ระบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าไม่เพียงแต่จะทำให้บ้านของคุณไม่เกะกะในระหว่างนี้เท่านั้น แต่ยังทำให้กระบวนการจัดระเบียบจริงของคุณน่าหงุดหงิดและใช้เวลาน้อยลงอีกด้วย

ปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรดิจิทัล

การเก็บไฟล์ไว้ในคอมพิวเตอร์จะช่วยป้องกันการใช้กระดาษโดยไม่จำเป็น และแน่นอนว่าจะช่วยขจัดความยุ่งเหยิงในบ้านของคุณ แต่หากคุณวางแผนที่จะจัดระเบียบเอกสารภาษีของคุณในรูปแบบดิจิทัล อย่าลืมปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการเพื่อเก็บรักษาเอกสารเหล่านั้นให้ปลอดภัยและเป็นระเบียบ

แชนนอน เคราส์ ผู้ก่อตั้ง รังเรียบร้อย ขอแนะนำให้ใช้บริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ เช่น Google Drive หรือ Dropbox ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องใช้คอมพิวเตอร์เพื่อเข้าถึงไฟล์ของคุณ “นอกจากนี้ ยังทำให้การแบ่งปันกับนักบัญชีของคุณเป็นเรื่องง่าย หรือมีหลายคนมีส่วนร่วมในไฟล์” เธอกล่าว

ที่สำคัญไม่แพ้กัน การสำรองไฟล์ของคุณทำให้มั่นใจได้ว่าคุณจะไม่สูญเสียไฟล์เหล่านั้นในกรณีที่คอมพิวเตอร์ของคุณขัดข้อง เพียงแค่ต้องแน่ใจว่าได้จัดระเบียบแต่ละไฟล์โดยเฉพาะและชัดเจนเหมือนกับที่คุณทำในโฟลเดอร์กระดาษ Krause แนะนำให้สร้างโฟลเดอร์ย่อยสำหรับรายการภาษีประเภทต่างๆ ภายในโฟลเดอร์หลักที่มีป้ายกำกับตามปีภาษี (และเป็นไปตามรูปแบบการตั้งชื่อที่สอดคล้องกัน)

รู้ว่าเมื่อใดที่คุณสามารถกำจัดเอกสารได้

โดยทั่วไป ถือเป็นแนวปฏิบัติที่ดีที่จะยึดเอกสารภาษีเก่าไว้ แต่คุณไม่จำเป็นต้องเก็บเอกสารเหล่านี้ไว้ตลอดไป Steger แนะนำให้ผู้เสียภาษีเก็บสิ่งของเหล่านี้ไว้ในมือเป็นเวลาสามปี หลังจากนั้น คุณสามารถทำลายสิ่งเหล่านี้หรือย้ายไปยังถังขยะรีไซเคิลของคอมพิวเตอร์ของคุณ